Что такое прокрастинация?
Представьте, что вам надо подготовиться к квартальному ревью. Вы знаете, что лучше всего заранее спланировать свою речь и сделать презентацию. Но вместо того, чтобы заняться делом, листаете социальные сети в ожидании вдохновения. Тревожитесь, что не успеете, но не перестаете скроллить ленту.
Другой пример: у вас с командой важный релиз. Вы ждете финальные правки от сотрудника, но он затягивает. Хотя вы видите, что этот коллега регулярно присылает в чат отдела новые мемы, делает перестановку на рабочем месте и каждый час ходит пить чай.
И вы, и ваш воображаемый коллега стали заложниками опасной привычки прятать сложные или неинтересные задачи в долгий ящик. Так проявляется прокрастинация — распространенное явление, которое мешает и младшим сотрудникам, и опытным руководителям.
20% взрослых людей хронически прокрастинируют. Но такая привычка может сказаться и на долгосрочных целях, и на качестве жизни.
Чтобы последовательно разобраться с этим феноменом, мы обратились за помощью к Александре Бородиной, клиническому психологу Alter.
В последнее время термин прокрастинация стал очень популярен. И зачастую его используют неправильно, путая, например, с ленью или апатией. И действительно — внешне эти феномены могут быть похожи. Но, по мнению большинства исследователей, прокрастинация имеет две ключевые характеристики: оттягивание задачи и сопутствующий ничегонеделанью дискомфорт. Обычно это тревога, вина, стыд и так далее. Если же человек сознательно не приступает к какому-то делу, откладывает его на последний момент, но не беспокоится, — это не прокрастинация.
Чем опасна прокрастинация на рабочем месте?
Прокрастинация влияет на бизнес-процессы больше, чем может показаться на первый взгляд. Она имеет свои последствия и для сотрудников, и для работодателей.
В некотором смысле прокрастинацию можно сравнить с неровно положенной дощечкой в игре в пирамидку: за одной фигурой обычно сыпятся другие, разрушая всю конструкцию. Затянул один проект — не хватило времени на следующий — и вот уже не успел сделать все запланированное — по итогам ревью не дали премию. Внутри злость и обида на свою безответственность, самооценка и мотивацию падают. И взяться за новые проекты становится сложнее….
Попавший в подобную ситуацию сотрудник, с одной стороны, испытывает сильный стресс и его самочувствие ухудшается. С другой стороны, страдают и бизнес-процессы, ведь KPI прокрастинатора стремительно падает вниз.
Аналогичным образом прокрастинация мешает эффективному взаимодействию между членами команды, которые зависят от работы друг друга. Особенно такие проблемы усугубляются, если прокрастинатор занимает руководящую должность. Из-за промедления со стороны лида персонал чувствует разочарование и неудовлетворенность. Это может снизить их производительность и повысить вероятность, что талантливые специалисты решат сменить работу.
Причины и способы борьбы с прокрастинацией на рабочем месте
Люди выбирают прокрастинировать по разным причинам. Кто-то не знает, как взяться за проект. Для кого-то задача кажется слишком объемной или трудной. А кому-то не позволяет сосредоточиться шум в кабинете, поэтому он ждет подходящего момента. В любом случае есть фактор, из-за которого личные и ситуативные обстоятельства перевешивают самоконтроль и мотивацию.
Психолог Alter Александра Бородина отмечает:
Прокрастинация среди сотрудников встречается повсеместно. На уровень прокрастинации нередко оказывают влияние:
- отношения с руководителем и коллективом,
- поставленные сроки для выполнения заданий,
- уровень нагрузки.
Конечно, причины прокрастинации индивидуальны. Например, кому-то легче вовремя сделать конкретное задание со сроком в неделю, чем творческий проект длинною в 6 месяцев. А для кого-то препятствием станет страх попросить коллег о помощи. В такие моменты человек тратит много энергии на то, чтобы справиться с переживаниями по поводу своих отношений с другими. И ресурсов на продуктивную деятельность у него просто не остается. Именно поэтому первое, на что стоит обратить внимание руководителю или менеджеру — это здоровые отношения в команде.
Кроме того, прокрастинация может возникать из-за специфики труда. К примеру, если на человека серьезно давит ответственность, он старается снять «пресс» именно с помощью промедления. Тут хочется добавить, что перечень «давящих» задач у каждого свой. Одному сотруднику будут тяжело даваться переговоры, а другому разработка новых решений. И со своей стороны HR может определить степень готовности сотрудника включаться в определенные виды деятельности, что поможет спрогнозировать прокрастинацию.
Прокрастинация бывает связана и с личностными особенностями. Самые популярные это:
- дефицит навыков планирования и самоорганизации;
- специфика эмоциональной и волевой сфер;
- патологический перфекционизм;
- гиперконтроль;
- нежелание брать на себя излишнюю ответственность;
- использование малопродуктивных копинг-стратегий;
- неналаженный тайм-менеджмент.
Доктор психологических наук В.В. Барабанщикова указывает на психологические причины прокрастинации. Люди, подверженные сильному стрессу или хроническому утомлению, часто не находят в себе ресурсов вовремя приступить даже к самым горящим задачам.
По опыту работы скажу, что за прокрастинацией может стоять определенная картина жизни. В идеальном будущем человек видит себя уже на каком-то новом этапе. Но между созданным образом и реальностью — достаточно большой разрыв. Он появляется из-за неприятия своих качеств, непонимания шагов к достижению цели, сложного пути к своей лучшей версии или внутреннего кризиса.
Что делать, если я прокрастинирую? Советы психолога
Прокрастинация мешает нам не только на работе. Мы покупаем курс по истории искусства, но забрасываем лекции. Или накапливаем домашние дела, а потом «разгребаем» их за час до прихода гостей.
Почему так происходит? Как обнаружить причину прокрастинации? И какие инструменты для самоанализа использовать? Вот что рекомендует Александра Бородина:
Самонаблюдение
Прокрастинация — это верхушка айсберга. Чаще всего за ней скрывается комплекс проблем (особенно, если речь идет о работе). Поэтому лучше всего начать с саморефлексии. Выпишите список вопросов и последовательно ответьте на каждый из них:
- Почему мне важно выполнить эту задачу?
- Как она повлияет на мою жизнь?
- Какое у меня отношение к процессу работы?
- Каким я вижу будущий результат?
- Что я думаю о себе, когда сталкиваюсь с подобными заданиями?
- Чего мне не хватает (знаний, ресурсов, плана), чтобы приступить сейчас?
- Что будет, если я ничего не сделаю?
Если вы часто сталкиваетесь с прокрастинацией и ощущаете, что она значительно влияет на вашу работу, то полезно использовать дневник мыслей или эмоций.
Инструкция для борьбы с прокрастинацией
Практика показывает, что наиболее эффективным алгоритмом работы с отложенными делами будет:
- Создание списка дел. Подробный план на день поможет вам понять, что именно вы стараетесь отложить.
- Выбор наиболее значимых задач. Рядом с каждым заданием обозначьте дедлайн. Так вы сможете сфокусироваться на более приоритетных проектах.
- Анализ мотивации к выполнению и последствий невыполнения. Возможно, задача напрямую связана с вашими целями на квартал или поможет развить нужные для карьеры навыки? Пропишите это.
- Дробление задачи на мелкие подзадачи. У каждого из нас есть страх чистого листа. Но ведь главное — начать!
- Составление шагов на ближайшие дни. Распишите, как именно вы будете реализовывать поставленную цель: одно действие = один шаг.
- Минимизация препятствий. Создайте благоприятные условия для действий и выделите нужное количество времени. На этом этапе также важно обращать внимания на внутренние установки. Например: «Я могу писать только в хорошем настроении», «Чтобы сосредоточиться, я должен навести идеальный порядок на рабочем месте» и т.д.
- Движение к выполнению задачи. А теперь постарайтесь заглушить внутреннего критика. Ваши ожидания могут быть завышены, но не старайтесь сделать все и сразу идеально. Каждый шаг приближает вас к конечной цели — сконцентрируйтесь на процессе.
- Развитие навыков, необходимых для решения поставленных задач. Сейчас существует много пособий по тайм-менеджменту. Если вам кажется, что вы неправильно распоряжаетесь временем, воспользуйтесь ими.
- Не забывайте отдыхать. Помимо всего перечисленного, обратите внимание на ваше состояние. Если вы устали или испытываете сильные переживания на протяжении долгого времени, вам будет сложно организовать себя и свою активность. Не пренебрегайте сном, прогулками на свежем воздухе и другими активностями. Они дарят нам положительные эмоции. А это залог трудоспособности!
Что делать, если прокрастинируют сотрудники?
1. Помочь с личностным ростом
Предоставьте сотрудникам инструменты для саморазвития. Например, курсы по тайм-менеджменту или постановке целей, вебинары по расставлению приоритетов помогут вашим коллегам осознать свои слабые места и научиться грамотно управлять временем.
2. Наладить процессы
Часто прокрастинация возникает из-за неопределенности в задачах или неумения расставлять приоритеты. Старайтесь инициировать обсуждение рабочих процессов. Обязательно уточняйте: понятно ли ТЗ, комфортен ли дедлайн, нужна ли какая-то помощь. Иногда люди не приступают к задачам из-за отсутствия ясности.
3. Разработать систему поощрений
Отсутствие мотивации нередко провоцирует желание отложить задачи: зачем делать их хорошо, если никто не оценит? Разработайте систему поощрений, которая будет стимулировать сотрудников к более активному выполнению поставленных ТЗ. Это могут быть премии или возможность карьерного роста. Но не стоит забывать и про публичную похвалу. Ведь для кого-то признание со стороны коллектива — не меньшая ценность, чем материальные бонусы.
4. Давать обратную связь
Важный инструмент в борьбе с прокрастинацией — конструктивный фидбек. Устраивайте регулярные встречи, чтобы обсудить успехи или сложности сотрудников.
5. Поддерживать здоровый корпоративный дух
Приступить к работе может мешать страх перед неудачей или неопытность. Поэтому очень важно, чтобы сотрудник не боялся выразить свои переживания начальству или попросить о помощи коллег.
6. Заботиться о ментальном здоровье
Иногда мы сами не замечаем, как работа превращается в дементора, высасывающего из силы. Любимые задачи перестают приносить радость и копятся в бэклоге до последнего. Здесь речь уже не про откладывание дел. К сожалению, в тени прокрастинации могут скрываться куда более серьезные проблемы — например, профессиональное выгорание или депрессия. Чтобы держать в тонусе психоэмоциональное состояние членов вашей команды и не терять ценных специалистов, добавьте в бенефиты корпоративную психотерапию.
Кейс Alter: как психотерапия помогла справиться с прокрастинацией?
На скриншоте ниже приведен пример, как психолог помог справиться с прокрастинацией сотруднику одного из наших корпоративных клиентов:
Сотрудники, получающие регулярную поддержку психологов Alter, быстрее включаются в процессы, не откладывая важные задачи на потом. Они спокойнее реагируют на вызовы в работе — не поддаются панике при виде сложного проекта и открыты к коммуникации, чтобы попросить о помощи коллег или тимлида. А если прокрастинация — это симптом выгорания, хронического стресса, синдрома самозванца, более глубинных личных травм или паттернов, то наши специалисты помогут найти источник проблемы и вывести команду на новый уровень.
